Trabajar de forma remota no habla necesariamente del trabajo en equipo, sino más bien de que las personas que forman parte de tu empresa u organización puedan desarrollar una o varias tareas desde casa.
Cuando nos referimos a equipos virtuales estamos hablando de un nuevo tipo de equipo de trabajo, conformado por un grupo de personas que trabajan persiguiendo un objetivo común y que no se encuentran físicamente juntos. Es una concepción que trasciende al home office.
Planificar un equipo virtual requiere del aprendizaje de nuevas habilidades, adquirir nuevos hábitos, nuevos lineamientos para lograr las comunicaciones, responsabilidades y plazos. ¿Por dónde empiezo?
Define bien los miembros de tu equipo y objetivos
Es condición fundamental tener en claro cuál es el propósito, para que cada integrante sienta un grado de compromiso, pertenencia e integridad con el grupo de trabajo a la hora de alcanzar objetivos comunes.
¿Cuántos somos, qué tareas desarrollamos y para qué? ¿En qué somos buenos, qué dinámicas mantendremos y cuáles cambiarán? Generalmente los miembros de un equipo tienen diferentes puntos de vista y diferentes contextos culturales ¡aprovéchalo!
Esa diversidad proporciona enfoques más realistas y enriquecen la tarea del conjunto.
Comunicación
Lograr un entendimiento entre todos no es solo indispensable, sino obligatorio. En la virtualidad, los canales de comunicación resultan ser uno de los principales registros del proceso de trabajo y de la forma en que nos relacionamos. Por eso, la primera tarea es fijar -y consensuar- los canales de comunicación formales e informales que utilizaremos entre nosotros, con otras áreas y con clientes. El que sea adecuado para vos y tu equipo, estará bien.
Coordinar los días y horarios de reuniones internas, no solo para ver el estado de cada proyecto, sino también para ponerse al día, conversar sobre logros y dificultades en este proceso de cambio permanente.
Impulsar el uso de salas de chats o grupos de conversación internos para el intercambio de ideas, novedades y más.
Cada uno de estos espacios evitará situaciones de incertidumbre e interferencia, a la vez que potenciará el relacionamiento.
Acceso a la tecnología
El acceso a internet es fundamental, pero solo con eso no alcanza. Pensá con claridad qué herramientas y tecnologías son necesarias para que tu equipo se desempeñe al nivel que esperan y sé facilitador de las mismas: acceso a cuentas de email institucionales, plataformas de comunicación como Google Meet, Slack, Telegram, Discord, por citar algunos.
No dudes en sumar plataformas de gestión en línea como Asana o Monday, que permiten a los equipos compartir y gestionar tareas de diferentes proyectos, establecer prioridades y responsables. Para quien lidera, son excelentes herramientas para coordinar y ver cómo avanzan las diferentes etapas de cada proyecto.
Es esencial que tu equipo tenga conocimiento suficiente de las herramientas que van a usar en este proceso, así será más fácil aprovechar los beneficios de la tecnología. Cada una, tendrá un propósito, comunicalo y facilitá el aprendizaje para potenciar la comodidad y productividad de todos.
Delegar tareas y confiar
Algo sumamente difícil, pero fructífero. Cada integrante tiene un rol y objetivos que cumplir en un plazo determinado.
Al delegar, estarás fomentando la toma de decisiones, potenciando las actitudes y talento de cada miembro para obtener mejores resultados. Acompaña a los miembros del equipo en este camino brindando soporte y escucha, esto dará confianza a cada uno individualmente y a todos en conjunto.
Buscar la motivación
A veces no todo es tarea divertida y nuevos desafíos. Tratá de proponer actividades que motiven a los integrantes: investigaciones o búsquedas relacionadas a su tarea específica y también sobre intereses particulares.
Debes estar atento a los logros de cada uno y del equipo para celebrar y compartir resultados positivos: crear oportunidades para las presentaciones grupales, momentos de descanso, distracción y celebración.
Conciencia y conexión
El objetivo principal de este nuevo modelo es combinar las ventajas del trabajo en equipo con los beneficios que brindan las nuevas tecnologías.
Para aprovechar al máximo estas ventajas también es muy importante poder conectar con uno mismo, definiendo límites claros y precisos. Ya no serán días típicos de oficina, en el que se ve a los hijos antes de salir de casa; familiares o amigos, cuando se termina la jornada de trabajo.
Estamos viviendo un momento en el que nos vemos sorteando innumerables obstáculos y todos al mismo tiempo. Aun habiendo aprendido de lo que nos sucede en medio de esta pandemia, la vida del trabajo virtual o remoto mantiene una secuencia alternada entre familia - trabajo que es permanente.
Se hace necesario conectar y desconectar; establecer un espacio de trabajo libre de interferencias y desconcentración; empatizar con tu equipo y quienes te acompañan en este proceso; comunicar la información y comprometerse a conseguir la que aún te haga falta; transmitir tranquilidad y mantener activos los espacios de diálogo y toma de decisiones. En fin, abrirse al nuevo aprendizaje, individual y compartido. ¡Bienvenidos!