Bodas, cumpleaños de 15, eventos corporativos, aniversarios y hasta baby showers son acontecimientos que en la actualidad demandan la intervención de un especialista en organización. Se los conoce como planificadores, organizadores o, simplemente, planners y son quienes se encargan de llevar adelante un evento para dejar a los clientes sólo con la preocupación de disfrutar de la fiesta.
“Ayudamos a la consecución de un sueño”, sintetizó María Fernanda Urbieta Sitjar, gerente y propietaria de La Cirera Gerenciamiento de Eventos. La planificadora, con 14 de años de experiencia en el rubro, destacó que recurrir a los servicios de los organizadores o planners se convirtió en una necesidad en la sociedad actual.
“El organizador es el punto eje de un evento, es quien lo planifica desde el comienzo adecuándose al presupuesto del cliente; y en base a eso se empieza a contactar a los proveedores, al diseñador, al decorador, al ambientador, al catering y a los servicios conexos”, explicó la planeadora Leticia Alvarenga. Ella es propietaria de Leticia Alvarenga Event Planner y titular de la Asociación Paraguaya de Wedding & Event Planners (Apwep).
Cada evento es único y tiene su propia identidad, aclaró María Fernanda. Y es que ninguna fiesta o agasajo es igual a otro porque las magnitudes involucradas son tan distintas como lo es un baby shower entre una decena de amigas y un encuentro entre diplomáticos o ejecutivos.
La tarea del planner comienza, idealmente, con un mínimo de seis meses de anticipación a la fecha de realización del evento, aunque hay casos, como el que le ocurrió a María Fernanda cuando tuvo que organizar un evento en una semana. No es la regla, pero suele ocurrir.
En la reunión con el cliente se parte del presupuesto que este tiene para organizar el acontecimiento y de qué tipo es este. A partir de ese momento se elabora una estructura de costo, en el que se contempla la cantidad de asistentes, el lugar –que puede ser propio o contratado-, qué tipo de comida y bebidas se va a servir y cuál será el servicio de catering a contratar.
También se tiene en cuenta el servicio de fotografía y audiovisual, el del decorador, si habrá artistas, barra de tragos y, si es un evento corporativo, se debe organizar lo referente a la parte técnica, es decir, micrófonos, si es necesario contar con una cabina de traducción y un intérprete, etc.
El precio de la organización es variable. María Fernanda manifestó que ella planifica desde eventos de pequeña magnitud donde el costo por persona varía entre G. 45.000 y G. 65.000. Por su parte, Leticia contó que organiza desde un banquete en casa o protocolar de 10 personas hasta eventos para 600 personas. “En mi caso les digo que lo mínimo que pueden gastar es de G. 300.000 a G. 400.000 por persona”, agregó.
Los servicios más demandados son para las bodas y los cumpleaños de 15 y, en menor medida, para los corporativos. Leticia comentó que se pusieron de moda las bodas destino, que se realizan en el exterior -Cancún y Punta Cana, los preferidos- y en el interior, que en el caso de Asunción suele ser en San Bernardino.
Ser planner no requiere de personal numeroso. Por caso, María Fernanda tiene una oficina y dos colaboradoras y Leticia una oficina y una secretaria. Sí hay una cantidad mayor en cuanto a los proveedores contratados, que van desde 10 a 35, y son empresas que a su vez tienen a su propio personal.
“Todos nos volvemos más cómodos y necesitamos alguien que se encargue de prever todo lo que rodea a un evento, si el aire está muy frío, la comida muy caliente. Los planificadores estamos desde el comienzo hasta el final de la fiesta. Es importante contratar a uno si no te querés estresar”, señaló Leticia.
Ella preside la Apwep, fundada en el 2015 con el objetivo de jerarquizar la profesión. De hecho, los asociados, que hoy son más de 40, deben contar con al menos tres años de experiencia y haber completado como mínimo 40 horas cátedra. En Paraguay hay institutos de enseñanza para planificadores que ofrecen cursos de seis meses.
“No cualquiera puede ser organizador. Muchos empezaron haciendo decoración y después ya dicen que son organizadores, pero esta actividad implica ser profesional, tener trayectoria, cursos, capacitaciones constantes”, apuntó Leticia.
Un planificador le ofrece al cliente lo mejor que puede hacer con su presupuesto. “Nosotros no le imponemos nada al cliente, se van viendo las opciones de proveedores. Además esta es una opción de trabajo muy importante, es muy segura. Por eso voy a ofrecer talleres para chicos que están terminando el colegio”, remarcó María Fernanda.
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