Para muchos emprendedores, formalizar un negocio se resume en obtener un RUC, empezar a facturar y, en el caso de quienes optan por una Empresa por Acciones Simplificadas (EAS), completar su constitución. Pero una empresa no termina de ordenarse cuando obtiene sus documentos: recién ahí comienza una etapa que tiene que ver con cómo se organiza, toma decisiones y gestiona su actividad.
“La formalización no es un documento. Es una forma de gestionar la empresa”, planteó María José Rojas, abogada corporativa, al poner el foco en una cuestión que muchas veces queda en segundo plano: la estructura jurídica elegida tiene que acompañar la realidad y las necesidades del negocio.
En Paraguay existen distintas formas societarias y no todas responden a las mismas características. La EAS se convirtió en una alternativa para facilitar la constitución de empresas, pero también existen otras estructuras, como las sociedades de responsabilidad limitada (SRL) y las sociedades anónimas (SA), entre otras figuras previstas por la legislación.
La elección no debería hacerse solamente por facilidad o costumbre. Depende de factores como la cantidad y el perfil de los socios, la forma en que se tomarán las decisiones, la organización del capital, el crecimiento que se proyecta y las características de la actividad.
Tener una sociedad no es lo mismo que gestionarla como sociedad
Una vez elegida y constituida la estructura, aparece otro desafío: hacer que esa estructura funcione en la práctica.
Una empresa correctamente organizada debería mantener una separación entre los asuntos personales de sus propietarios y los de la sociedad, documentar las decisiones que correspondan y mantener sus registros societarios y contables de acuerdo con la estructura adoptada.
En la práctica, esto significa que la cuenta de la empresa no debería convertirse en la billetera personal de los socios y que las decisiones relevantes no deberían quedar únicamente en conversaciones informales cuando requieren documentación societaria.
Lo mismo ocurre con los contratos y las relaciones laborales. La formalización no consiste solamente en contar con un documento que acredita que la empresa existe, sino en que la forma jurídica se refleje en la manera en que el negocio opera todos los días.
Después de constituirse, también hay que mirar hacia afuera
La organización societaria es una parte de la formalización, pero no la única. Otro punto que las empresas deberían revisar es si reúnen las condiciones para ser categorizadas como mipyme y, en ese caso, qué herramientas pueden utilizar.
Rojas remarca que tener una EAS, una SRL o una SA no convierte automáticamente a una empresa en mipyme. La categorización responde a los parámetros establecidos por la normativa y a las características de cada unidad económica.
Para las empresas que reúnen las condiciones, la Cédula Mipyme puede funcionar como una herramienta para acreditar esa categorización y acceder a instrumentos y programas destinados a este segmento.
Según la categoría y los requisitos aplicables, estos mecanismos pueden estar vinculados con capacitación, asistencia técnica, financiamiento, digitalización, innovación, acceso a mercados y otros programas de apoyo.
La cuestión, entonces, no pasa solamente por saber si una empresa está formalizada, sino por conocer qué implica esa formalización y qué herramientas tiene disponibles.
El cumplimiento como parte de la gestión
Otro punto que suele quedar relegado es el cumplimiento de las obligaciones que surgen una vez constituida la sociedad.
Los registros societarios, la documentación contable, los contratos, las relaciones laborales y demás obligaciones deben ser gestionados de acuerdo con la estructura y la actividad de cada empresa. No se trata simplemente de “tener los papeles”, sino de mantener una organización que acompañe el funcionamiento real del negocio.
En ese sentido, el acompañamiento jurídico puede ir mucho más allá del momento de constitución. También puede ayudar a revisar si la estructura societaria sigue siendo adecuada, si la documentación está correctamente organizada y si la empresa está cumpliendo con las obligaciones que le corresponden.
La formalización como punto de partida
Una empresa puede estar constituida y facturando y, aun así, tener aspectos importantes por ordenar. La estructura jurídica es la base, pero su utilidad aparece cuando se convierte en parte de la gestión cotidiana.
Por eso, para las empresas que ya dieron el paso hacia la formalización, la siguiente pregunta no debería ser solamente si tienen una sociedad constituida, sino si esa estructura realmente acompaña al negocio que están construyendo.
La EAS puede ser una alternativa, al igual que otras estructuras societarias, pero ninguna reemplaza la necesidad de una gestión ordenada y acorde con las características de cada empresa.
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