Cuántas veces nos pasó que un negocio que pinta promisorio, instrumentado en un contrato brillante, resultó en un rotundo fracaso ante un incidente menor, que pudo haber sido resuelto de haber habido una comunicación fluida, en el marco de un buen gerenciamiento. En Paraguay aún falta conciencia respecto a la necesidad y la contribución que significa asumir las tareas de gerenciamiento contractual. El éxito de un proyecto instrumentado en un contrato depende en gran medida de la seriedad y el profesionalismo con que se trabaje, y eso se ve en los detalles, en los tiempos, en la forma de encarar y solucionar los inconvenientes, y de lograr las metas, o mejor dicho, en un adecuado gerenciamiento contractual. Hoy, prestar atención al proceso de gerenciar contratos resulta indispensable para toda empresa. Veamos por qué.
1. El concepto
El “gerenciamiento contractual” es el proceso mediante el cual se administran las relaciones legales y consensuales que un contrato forma entre sus partes. Está primordialmente vinculado con contratos escritos que constituyen obligaciones de dar o hacer algo dentro de un periodo determinado, a cambio de un pago. Básicamente involucra las actividades entre las partes desde que el contrato se firmó, hasta que la cosa involucrada se entregó o el trabajo contratado se completó por una parte, y se pagó y aceptó por la otra.
En el gerenciamiento la atención se centra en la obtención de bienes y servicios según la calidad requerida, a tiempo y dentro del presupuesto. Mientras que los requerimientos legales del contrato determinan el curso de acción a seguir, muchas veces hay que ejercer aptitudes y juicio para proteger efectivamente los intereses de las partes. Por lo general, un buen gerenciamiento contractual se basa en cinco pilares.
(i) Planificación
El primer paso para el éxito del gerenciamiento contractual es planear cómo se llevará a cabo. Esto se hace desarrollando un sistema que asegure que todos los departamentos de una empresa involucrados en el contrato centren su atención en la administración adecuada de éste, eficientemente, teniendo en cuenta su objeto y tiempos preestablecidos, y persiguiendo brindarle el esmero necesario a un costo adecuado.
(ii) El equipo
Cada parte de un contrato debe asignar a su gerenciamiento las personas adecuadas responsables de manejar sus particularidades. En una empresa pequeña esto puede hacerse por su dueño, junto con uno o dos empleados. En empresas más grandes, sin embargo, puede ser necesario involucrar a más personas. La clave está en componer un equipo de personas con adecuadas habilidades interpersonales y gerenciales que puedan manejar las relaciones en una base de igualdad con la contraparte. Teniendo en cuenta que los contratos involucran asuntos legales y financieros, tanto como recursos humanos o suministros, lo ideal es asignar a personas con conocimientos en dichas áreas para su gerenciamiento.
Las responsabilidades del equipo de gerenciamiento de un contrato deben estar correctamente distribuidas, determinándose cómo deben ejecutarse, quien es responsable de qué, y ante quien. El equipo además debe contar con los recursos necesarios para desarrollar las tareas asignadas.
(iii) Manejo de relaciones
El gerenciamiento contractual también requiere la construcción de una buena relación entre las partes, mediante una adecuada coordinación entre las personas involucradas. Estas pueden tener un carácter interno, como empleados de la empresa y miembros del equipo de gerenciamiento, y externo, como el vendedor, el proveedor o cualquiera sea la contraparte.
Una buena relación de trabajo entre todos los niveles de personas involucradas es importante para asegurar que las obligaciones y tareas incluidas en el contrato se ejecuten. En caso de que se vislumbre que una parte vaya a incumplir alguna de sus obligaciones, o un incumplimiento efectivamente tenga lugar, una comunicación sólida y abierta entre las partes es crucial para evitar y resolver problemas, manteniéndolos fuera del ámbito formal de resolución de controversias, por lo general largo y costoso.
(iv) Gerenciamiento del desarrollo
La peor forma de gerenciar un contrato es simplemente dejar que siga su curso. Inevitablemente irá mal. Una parte puede tomar el control, derivando en decisiones no equilibradas; las decisiones pueden no ser tomadas a tiempo, o incluso no tomarse; los nuevos negocios pueden no integrarse con los existentes y fallar; el progreso puede ser lento, o incluso no avanzar; los beneficios esperados pueden no llegar; y las oportunidades de mejorar el valor por dinero y desempeño perderse.
Por ende es importante monitorear el desarrollo del contrato para determinar los estándares esperados y si los plazos se cumplen, y en ese sesgo tomar acciones apropiadas, como entender y fomentar las características del buen desarrollo, corregir las áreas donde el desempeño es bajo, y de ser necesario enmendar el contrato para enfrentar necesidades cambiantes.
(v) Resolución de desacuerdos
Un desacuerdo se convierte en una disputa cuando no puede resolverse entre las partes sin recurrir a un mecanismo formal (ej. mediación, arbitraje, juicio). Los desacuerdos y disputas surgen cuando las partes no convergen en la interpretación de ciertos puntos del contrato, como las prestaciones a brindarse, el cumplimiento de estándares de desempeño, o el efecto de eventos inesperados. Estos desacuerdos pueden ser menores, y resolverse de inmediato si existe una comunicación fluida y abierta entre las partes. Lo mejor es que se reconozcan temprano y se resuelvan lo antes posible.
2. Los beneficios
Así, un buen gerenciamiento contractual involucra una administración proactiva que permite anticipar necesidades futuras tanto como reaccionar ante situaciones emergentes. Contribuye al desarrollo de una relación productiva construida sobre la buena comunicación y la confianza mutua. Permite obtener los bienes y servicios como se acordaron y obtener valor por dinero, asegurando la satisfacción y el cumplimiento de las expectativas de cada parte. Esto optimiza la eficiencia, la efectividad y la economía de la relación, y establece un equilibrio entre costos y riesgos tanto como en la relación entre las partes, mejorando las prestaciones mutuas mientras el contrato está vigente.
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