La importancia del departamento de gestión de cuentas en una agencia de publicidad

(Por Machu Gomez Fuster de Ojo de Pez) ¿Qué hacemos en el departamento más desafiante de todos? Gestionamos y coordinamos absolutamente todos los detalles. Desde que el pedido entra hasta que los resultados finales son entregados con moño. Supervisamos y somos ese conector entre los objetivos que quiere lograr la marca, las necesidades del cliente y las propuestas creativas de la agencia.

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Nos encargamos de que siempre haya comunicación entre todos los departamentos, trabajamos estrechamente con el planning para armar una hoja de ruta estratégica, hacer que ese mapa se cumpla y alcanzar el éxito al momento de implementar las acciones. 

Somos el nexo y siempre, casi siempre, tenemos todas las respuestas. Actuamos como intermediarios y creamos un sentido del orden.

Ojo, que hacemos muchos más que crear listas y actualizar planillas de Excel. En las agencias de publicidad, somos un pilar súper importante de la organización: nos aseguramos que cada flyer tenga el tiempo que se merece y que se lleve a cabo de acuerdo a los estándares más altos. 

Acá dejo algunas de nuestras tareas:

  • Establecemos una línea de tiempo para el proyecto y sus parámetros

  • Controlamos el tiempo que tardan nuestros compañeros en completar las tareas

  • Analizamos el presupuesto necesario para el proyecto

  • Elegimos y establecemos sistemas de gestión para completar los pendientes

  • Consideramos el alcance del trabajo

  • Conectamos a los miembros del equipo que llevarán a cabo el proyecto 

  • Determinamos los entregables claves

  • Definimos los requerimientos y nos aseguramos de que todos entiendan y no se queden atrás

  • Controlamos el progreso del proyecto y nos involucramos si hiciera falta

  • Supervisamos el flujo de trabajo y delegamos responsabilidades

  • Nos hacemos cargo de la gestión de recursos (si la agencia contrata a alguien para esto, entonces debería trabajar de cerca con ese individuo)

  • Y finalmente, promovemos el trabajo en equipo y un espíritu colaborativo… en otras palabras, siempre le ponemos onda

¿Y los beneficios de tener una gestión de cuentas y proyectos en la agencia? Son muchos:

  • Mejoramos la eficacia y la calidad de los servicios: Lo que permite aumentar la productividad.

  • Agilizamos los proyectos: Esto reduce el estrés y los dolores de cabeza que los equipos suelen experimentar durante el ciclo de vida del proyecto.

  • Rendimiento óptimo: Sus habilidades y el conocimiento necesarios para respaldar sus tareas, entonces el resto del equipo, en especial el creativo, tendrán el tiempo necesario para dedicarle a sus responsabilidades reales.

  • Detectamos amenazas: Lastimosamente sabemos que muchos proyectos creativos se descarrilan, esto pasa en gran medida cuando no se administra de forma adecuada.

  • Permitimos mayor escalabilidad: Este profesional te ayudará a administrar los proyectos y los clientes que adquieras, y son fundamentales para mantener todo en orden para que puedas continuar completando proyectos con éxito mientras mantienes los estándares de calidad que tus clientes esperan.

  • Controlar el progreso: El trabajo de tu Project Manager será supervisar el progreso del proyecto y de las iniciativas o metas específicas a cumplir en camino a completarlo. Si hubiera obstáculos (que los habrá), ellos detectarán el problema de inmediato, y desde allí, tomarán las decisiones necesarias para solucionarlo para que no interfiera con los resultados. 

  • Poner orden: Cuando no cuentas con un sistema bien definido, entonces los proyectos podrían volverse caóticos, y eso es algo que no quieres que forme parte de tus procesos. El Project Manager es el individuo responsable de introducir una estructura que delimite las responsabilidades, realice un seguimiento de las tareas y más.

Nuestro perfil requiere de experiencia y de conocimientos específicos. Esos talentos son fundamentales para que todos los proyectos que asuma la agencia con las marcas se cumplan. 

Nuevamente, las personas que gestionamos las cuentas y los proyectos dentro de la agencia somos los líderes intermediarios ya que nos comunicamos con el cliente, ponemos al tanto al equipo de las tareas que hay que cumplir, definimos plazos y supervisamos. Nuestro rol es extremadamente importante: sin él, la comunicación sería muy confusa.

En el mercado actual,  altamente competitivo, sabemos que las agencias deben encontrar una forma de distinguirse del resto. Hay muchas formas de lograr esto, y la más obvia es promocionando tus servicios como únicos y creativos, sin embargo, la fortaleza de tu equipo también es un aspecto importante de tu valor como agencia y un Project Manager calificado y habilidoso es un miembro fundamental de ese equipo.

Esencialmente, la gestión de proyectos es un servicio que ayuda a generar confianza con el cliente, ya sea existente o potencial.

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