Nadie hace preguntas. Nadie discute. Y la reunión termina sin que pase nada.
Y no es que falten datos. Los datos están. La información está ahí. Sin embargo, no alcanza. Porque no se terminan de entender… y lo que no se entiende, no genera ninguna acción.
Si hay algo que tienen en común todas las empresas del mundo es que manejan datos. No existe una sola empresa sin datos: ventas, costos, gastos, márgenes, cuentas a pagar o cobrar, proveedores, logística, producción… números y más números.
Y también hay algo igual de común: todas cuentan con personas que analizan esos datos y los presentan en reuniones, informes o directorios.
El problema es que nadie les enseñó a analizarlos bien… y mucho menos a comunicarlos.
Entonces se generan reportes, planillas y gráficos que, en lugar de aclarar, confunden. Y al momento de presentar, lo único que ocurre es que se informa… pero no se entiende y, por ende, no se pueden sacar conclusiones, no se decide nada.
Un buen gráfico no es el que tiene más información. Un buen gráfico es el que tiene una estrategia detrás, el que busca ayudar a tomar una decisión o el que deja una idea clara de una situación para que posteriormente se pueda actuar en consecuencia.
Comunicar datos no es llenar una pantalla de números. No es poner toda la información, sino ayudar a que alguien entienda qué está pasando, por qué está pasando y qué debería hacer con eso.
El grave error es que quien prepara los informes suele mostrar toda la información, todo el proceso que realizó. Sin embargo, ese tipo de análisis no ayuda, sino que satura.
Por eso, el primer paso antes de preparar la comunicación de datos es dedicar tiempo a comprender qué es lo que realmente se tiene que comunicar.
Y acá hay dos momentos muy distintos cuando trabajamos con datos, dos tipos de análisis que generalmente se confunden: el análisis de descubrimiento y el análisis de relato.
El análisis de descubrimiento es el que hacemos para nosotros mismos, para entender los datos en crudo, mirarlos desde distintos ángulos y descubrir qué puede ser interesante o relevante. Nadie más tiene que ver este tipo de análisis; es solo para quien procesa la información.
El análisis de relato, en cambio, toma todo lo explorado, encontrado y descubierto, y lo transforma en algo claro, concreto y fácil de consumir para otros. Su foco está en la audiencia, en quien va a mirar esa información.
Y lo más importante de estos dos momentos es este principio fundamental: el gráfico que ayuda a descubrir no siempre es el que se usa para comunicar.
Un buen analista de datos incorpora en una presentación solo los gráficos que ayudan a tomar decisiones, los datos que relatan un suceso, que tienen un hilo conductor, un norte claro.
Cada diapositiva debería llevar a una decisión y no a una sobrecarga de información. La audiencia no necesita ver todo el proceso, solo la parte que responde a sus preguntas.
Por eso, la próxima vez que tengas que presentar datos, preguntate: ¿esto ayuda a relatar algo? ¿Para qué le sirve a mi audiencia? ¿Qué quiero lograr mostrando este gráfico?
Las respuestas te van a decir si estás en un análisis de descubrimiento o de relato. Y si ese gráfico no tiene nada para relatar, es mejor ocultarlo, para que quienes te escuchan se concentren en lo importante.
Finalmente, no se trata de tener más información, sino de que esa información se entienda… y sirva para tomar una decisión.
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