¿Por qué debo tener una política de compras?

(Por Federico Silva de Ehreke Business Attorneys) Hoy, el departamento de compras de toda empresa debe tener una postura activa y analítica, no limitándose a comparar números y asumir que son correctos, sino analizando la información de los proveedores, identificando fallas o fortalezas, mediante una política de compras.
 

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Los engranajes de una empresa necesitan moverse continua y armoniosamente. Para esto el sector compras es fundamental. Sus responsabilidades están directamente vinculadas a la decisión de qué proveedores integrarán la cadena de suministro de insumos y servicios de una empresa. Precisamente, cuando se trata de compras es fundamental actuar proactivamente para mitigar riesgos y reducir costos. Una empresa exitosa necesita asegurar que desarrolla su giro conforme al marco legal y ético aplicable, tanto como el uso adecuado de sus recursos para ser eficiente.

Las responsabilidades en el sector compras

De forma directa, generalmente en toda empresa el ciclo de compras involucra:
Analizar los pedidos de compras de bienes y servicios;
Calificar y aprobar proveedores;
Solicitar propuestas de compras y evaluarlas;
Identificar a los mejores proveedores y negociar los precios más convenientes;
Realizar las compras;
Supervisar y garantizar el cumplimiento de los plazos de entrega tanto como que se entregó lo adquirido; y
 Recibir las facturas de los proveedores y aprobarlas.

Estas actividades deben desarrollarse conforme a políticas de compras y compliance, con las directrices corporativas para el manejo de proveedores.

Así, el departamento de compras debe tener una postura activa y analítica. No basta comparar números y asumir que son correctos; es necesario analizar la información y documentación de los proveedores identificando fallas o fortalezas en cada propuesta. Solo con ello se conseguirán los principales objetivos de una buena gestión de compras, como:
Mantener la cadena de producción constantemente abastecida mediante un flujo óptimo de suministros;
Encontrar un equilibrio ideal que involucre la menor inversión y costo logístico, y la mayor rentabilidad en la cadena de suministros;
Garantizar estándares de calidad y volumen en la cadena de provisión; y
Negociar las compras en un marco de transparencia, honestidad y ética, resultando en mejores condiciones operativas.
Compliance y compras

Básicamente, el compliance involucra cumplir con un requisito preestablecido. Así, el hecho que una empresa desarrolle su giro con un estándar de compliance implica hacerlo según los estándares y requisitos aplicables a su sector, tanto legales y regulatorios, o adoptados voluntariamente.
Consecuentemente, que una empresa siga estándares de compliance en el sector compras implica que sus proveedores aprobados y la gestión de su cadena de suministro se ajustan a los requerimientos de conducta aplicables, teniendo en cuenta los parámetros cuantitativos, cualitativos y éticos de una política de compras.
Al efecto, la política de compras debe estimular una cultura de compromiso, honestidad, ética y transparencia en las relaciones de la empresa y sus colaboradores con todos sus proveedores.

Así, al calificar a un proveedor antes de entablar una relación, es necesario: al menos asegurar que es quien dice ser, mediante documentos; de que cuenta con las licencias requeridas para desarrollar su actividad, de ser aplicable; y verificar su experiencia e historial en la provisión de los bienes o servicios involucrados, tanto como su reputación en general, respaldada por referencias y otros elementos objetivos, registrando todo en un legajo. A su vez, a lo largo de la relación ésta debe ser adecuadamente monitoreada, para asegurar que el proveedor se mantenga en cumplimiento de los estándares exigidos por la empresa, en la forma constatada antes de iniciar la relación.  

¿Por qué importa?
La importancia del compliance en el sector compras está ligada principalmente a la lucha contra la corrupción, la necesidad de evitar cortes en la cadena de suministro y de que tanto la empresa como sus proveedores observen una conducta ética, manteniendo su idoneidad y buena reputación.
Precisamente, la ocurrencia de hechos de corrupción e irregularidades en los procesos de compras de una empresa puede traer graves consecuencias. Además del riesgo inminente de pérdida financiera, impacto en la producción, pérdida de calidad del producto final y otros factores internos, bajo leyes vigentes tanto en Paraguay como en el extranjero, con alcance extraterritorial, una empresa y sus colaboradores son incluso pasibles de sanciones penales, bajo figuras como el soborno, el cohecho, la lesión de confianza y otras.

Por tanto, hoy toda empresa debe tener una política escrita y exigible que asegure que todos sus colaboradores llevarán a cabo los procesos de compra ordenada, ética y transparentemente, conforme a los estándares prefijados.

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