“En mis inicios tenía hasta 10 reuniones por semana, pero creo que depende bastante de la etapa en la que se encuentra tu emprendimiento, porque al inicio es clave visitar a los potenciales clientes y darles a conocer tu producto”, mencionó David Caballero, director ejecutivo de TAXit.
Aunque resaltó que no todas las reuniones son efectivas o necesarias, ya que muchas veces se pierde tiempo en el traslado o en la actividad misma, porque no se planificó en base a ciertos objetivos con anticipación, y se plantean una infinidad de temas.
“También significa que tenés un uso menos efectivo de tu tiempo, porque ir de nuestra oficina que está en el World Trade Center al centro de Asunción para una reunión, en hora pico, requiere un esfuerzo considerable, ya que si se pactó para las 10:00 y te toca un evento como una movilización, tenés que salir prácticamente a las 8:00”, comentó.
Añadió que hay un costo de combustible, de estacionamiento, y de tiempo, que muchas veces no se tiene en cuenta. Pero una alternativa viable para gestionar mejor los recursos puede ser apostar por la realización de reuniones por videoconferencia o audioconferencia, aunque para que esto suceda se debe fomentar la cultura digital e invertir en equipos para que la comunicación sea eficiente, recomendó.
“Como nosotros tenemos dos oficinas, cuando se tiene que hacer una reunión de directorio, a veces la hacemos por videoconferencia, para justamente evitar todos estos costos y administrar mejor nuestro tiempo”, manifestó.
Duración
Una reunión ideal debe durar entre 45 minutos a un máximo de 1 hora, porque cuando se pasa ese plazo, es complicado mantener la atención de los presentes, acotó.
“En ocasiones las personas marcan una reunión, pero realmente no saben muy bien de qué se va a hablar o no se hace una investigación exhaustiva de las empresas con la que se va a reunir. Creo que es importante fijar o estudiar primero, antes de marcar las reuniones”, aconsejó.
Plataformas
Según Jason Fried y David Grady, en sus charlas TED, en Estados Unidos se pierden unos US$ 37 billones a causa de las reuniones, un 50% de los ejecutivos las consideran improductivas, y 9 de cada 10 piensa en otras cuestiones.
Entonces, en base a esto, Caballero explicó que tienen un cliente en el Chaco Paraguayo, donde para una reunión de 1 hora, debe recorrer un trayecto de 10 horas (ida-vuelta). Pero como no puede hacer este tramo y volver, también representa un gasto adicional en alojamiento.
¿La solución? Inserción de tecnología, con esto se puede ahorrar costos, y si bien no se manejan cifras similares a las de EE.UU., las pérdidas locales también son considerables.
“Estuve conversando con un consultor colombiano a través de videoconferencia, y creo que esto lo podemos implementar con los clientes. El consultor me dijo que él vive en Bogotá y que si debe agendar reuniones presenciales, hace dos en toda la mañana –por el tráfico–, empezando a las 8:00. Pero cuando lo hace por videoconferencia puede hasta triplicar la cantidad de reuniones”, especificó.
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