Firma electrónica en libros societarios: Modernización empresarial en Paraguay

Directrices del Dictamen 12/24 de la DGPEJ

La firma electrónica cualificada tiene un efecto jurídico equivalente al de una firma manuscrita. El dictamen aclara que las actas y libros de Directorio pueden ser firmados empleando una firma electrónica cualificada, siempre y cuando se respeten ciertas condiciones técnicas y jurídicas, entre ellas:

1.Autenticidad y seguridad jurídica: La firma electrónica cualificada asegura la identidad del firmante y la integridad del documento. Este tipo de firma garantiza que solo los individuos autorizados pueden firmar documentos corporativos, cumpliendo con los estándares exigidos por la ley.

2.Rúbricas digitales en libros: Para asegurar la correlación y autenticidad de los documentos, es requisito que los libros cuenten con los sellos de rúbricas autorizados por la Dirección General de los Registros Públicos. Asimismo, para la verificación de la fecha de firma de los documentos, es necesario el uso de sellos electrónicos de tiempo emitidos por un prestador de servicios de confianza. Esto permite la autenticación temporal de las firmas electrónicas.

3.Plazos para la firma posterior: El dictamen establece que, en caso de que los documentos sean firmados electrónicamente después de la reunión o acto, dicha firma debe realizarse dentro de los siguientes cinco días, cumpliendo con las exigencias del Código Civil.

4.Conservación de libros digitales: Los libros societarios que se mantengan en formato digital deben cumplir con los requisitos de conservación electrónica previstos en el Artículo 66 de la Ley 6.822/21. Estos incluyen la accesibilidad continua de la información, la conservación en formato original o en formato equivalente, y la trazabilidad de los datos, como el origen y destino del documento.

5.Asambleas por medios telemáticos: El Dictamen 12/24 ratifica que las sociedades no pueden celebrar Asambleas ni reuniones de Directorio por medios telemáticos, salvo las Empresas por Acciones Simplificadas (EAS), conforme establecen la Ley 6480/20 y el Decreto 3.998/20 que la reglamenta.

Ventajas de la Firma Electrónica Cualificada

1.Eficiencia operativa: La firma electrónica cualificada permite una mayor agilidad en la gestión documental de las empresas. Las actas y libros pueden firmarse de forma remota, lo que optimiza los tiempos de decisión y reduce la dependencia de reuniones presenciales.

2.Reducción de costos y sostenibilidad: La digitalización de documentos corporativos disminuye significativamente el uso de papel y los costos de almacenamiento físico. Al mismo tiempo, las empresas contribuyen a la sostenibilidad ambiental.

3.Accesibilidad y transparencia: Al conservar los libros societarios en formato digital se mejora la accesibilidad de la información para consultas posteriores, y se facilita el cumplimiento de las obligaciones legales frente a las entidades reguladoras y los accionistas.

Futuro de la firma electrónica en Paraguay

El uso de la firma electrónica cualificada en libros societarios marca el inicio de un proceso de modernización empresarial en Paraguay. El Dictamen 12/24 de la DGPEJ sienta las bases para incrementar el uso de estas tecnologías en el entorno corporativo, garantizando la seguridad jurídica y la transparencia en la administración de documentos.

A medida que la digitalización avanza, es probable que las empresas sigan adoptando nuevas tecnologías que les permitan optimizar su gestión interna, reducir costos y mejorar su competitividad en un entorno cada vez más globalizado y digitalizado.

Así, la firma electrónica cualificada representa una herramienta clave para la modernización de las empresas en Paraguay, especialmente en la gestión de sus libros societarios. Con un marco normativo robusto, como la Ley 6.822/21 y su reglamentación, y complementariamente el Dictamen 12/24 de la DGPEJ, las empresas pueden beneficiarse de una mayor eficiencia, seguridad y sostenibilidad en sus procesos internos. Para las sociedades que adoptan esta tecnología, la digitalización no solo es una ventaja competitiva, sino también un paso hacia una gestión corporativa más transparente y alineada con las tendencias globales.

Este avance hacia la digitalización empresarial en Paraguay es una oportunidad para que las empresas mejoren su eficiencia operativa y se adapten a los cambios tecnológicos que están transformando el panorama empresarial global.