Algunas herramientas útiles para proveedores del Estado

Como algo digno de destaque, las reglas y las herramientas con las que nuestro país cuenta en lo relativo a las compras públicas tienen una continua y sana evolución, que acompaña el dinamismo con el que la sociedad y sus necesidades cambian con el tiempo.

Lo mencionado no implica inestabilidad o alteraciones drásticas de un momento a otro en los principios rectores y las reglas de juego, sino la incorporación de elementos para agilizar los procesos de compras públicas tanto para las entidades convocantes que compran bienes y servicios como para los oferentes y potenciales contratistas del Estado.

Haremos hincapié en dos figuras que podrían considerarse “accesorias” dentro de los procesos de contratación, pero que no obstante son de utilidad en el mundo del suministro al Estado. Por un lado, el Sistema de Información de Proveedores del Estado (SIPE) y por el otro, la “Tienda Virtual de Contrataciones Públicas”.

El SIPE

El SIPE lleva ya unos años de vida y para los habituales participantes en procesos de licitación, pasa hoy día casi desapercibido, pero conviene que los futuros proveedores del Estado lo conozcan mejor.

 Como aspecto general, el SIPE es una base de datos administrada por la Dirección Nacional de Contrataciones Públicas (DNCP) con información y documentación sobre los proveedores adheridos a este sistema.

La inscripción al SIPE es gratuita y permite que el oferente/proveedor del Estado cargue a la plataforma la mayoría de los documentos generales requeridos y a su vez, el sistema emite una constancia de que estos documentos ya están aprobados. Con ello el proveedor no necesita presentar una y otra vez en cada llamado todos los documentos, sino solamente la constancia expedida por el SIPE.

 Para no dejar de mencionarlos, aquellos documentos que son requeridos generalmente en un proceso de contratación pública que pueden ser cargados al SIPE, son: los que acreditan la identidad del oferente, ya sea persona física o jurídica (los documentos societarios en los casos de las sociedades, como ser estatutos, modificaciones, actas de asambleas, poderes, etc.); los documentos financieros y tributarios (balances, constancia de RUC, certificado de cumplimiento tributario, declaraciones de impuestos); y algunos otros documentos relevantes para ser proveedor del Estado, como patentes municipales, constancias de aporte obrero patronal y otras declaraciones juradas requeridas.

Si bien pareciera engorroso tener que proporcionar todos esos documentos al SIPE, conlleva una gran ventaja al facilitar tanto la presentación como la evaluación de las ofertas, optimizando el tiempo de los proveedores y de los contratantes, permitiéndoles enfocarse no en las formalidades de la oferta, sino en las condiciones más específicas de calidad y precio.

 La Tienda Virtual

 La Tienda Virtual, existente desde 2020, es una plataforma online administrada por la DNCP en donde proveedores del Estado exhiben productos disponibles para su compra por parte de las entidades públicas y tiene como finalidad la adquisición de distintas materias primas, productos, servicios estratégicos y otros. Permite además realizar contrataciones cuando existan múltiples compradores y/o proveedores, simplificando las gestiones administrativas y reduciendo costos y tiempo en las compras.

 Las instituciones (de manera individual o, idealmente, en conjunto) deben realizar una Licitación Pública Nacional para convocar a los proveedores de los productos requeridos a ser incorporados a la Tienda Virtual, para luego suscribir un “Convenio Marco”, a partir del cual todos los proveedores que cumplan con los requisitos formales pueden tener sus productos dentro de la misma durante la vigencia del convenio, donde se solicitará cotización según necesidad y se generará de forma automática una orden de compra a nombre del proveedor con el mejor precio una vez que la unidad compradora acepte la cotización.

 Como ventajas más resaltantes del uso de la Tienda Virtual se destacan: a) mayor agilidad y transparencia en compra de productos de adquisición continua; b) no se realiza un proceso licitatorio específico para cada compra, sino que ya se compra de la tienda entre los “pre aprobados”; c) alta competitividad en los precios; y d) obligación de comprar los bienes existentes en la Tienda Virtual.

 En los siguientes artículos profundizaremos sobre otras particularidades del ámbito de las contrataciones públicas para ayudar al lector a conocer y comprender más sobre este interesante universo.