Primeros pasos para formalizar y obtener beneficios para la empresa

(Por Marcelo Vera de Ehreke Business Attorneys) Una vez puesta en marcha una empresa como sociedad, debe cumplir con las exigencias de la ley para poder operar comercialmente, y acogerse a los beneficios de la formalización.

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Es muy común y acertado que un emprendedor decida conformar una sociedad para llevar a cabo sus negocios de manera organizada y segura, utilizando conjuntamente el trabajo y el capital para obtener resultados económicos.

Una vez constituida la sociedad comercial, la misma debe acogerse a los regímenes legales, generales y particulares, conforme a su objeto social y actividades económicas. Ello implica realizar gestiones, obtener registros, reconocimientos, permisos y habilitaciones ante diversas instituciones públicas, que en su conjunto pueden redituar en beneficios para la empresa.

1.     Patente y licencia comercial

La patente comercial es el impuesto dirigido a quienes ejerzan el comercio y/o industria con fines lucrativos, cuyos requisitos, limitaciones y tasas dependen del distrito en que se lleven a cabo. En el caso particular de Asunción, también debe tramitarse la licencia comercial, a fin de habilitar el establecimiento físico de la empresa que debe ser adecuado para la actividad desarrollada.

2.     Tenencia de libros contables y societarios

 La tenencia de libros contables es un requisito obligatorio para los comerciantes cuyo capital supera 1.000 jornales mínimos. Antes de usarse, deben presentarse al Registro Público de Comercio numerados en todas sus hojas, para que sean rubricadas o selladas y se haga constar en nota fechada en su primera página el número de folios que contengan.

Las sociedades por acciones deben además llevar:

a)    El Libro de Registro de Acciones;

b)    El libro de Registro de Obligaciones;

c)     El Libro de Asistencia a Asambleas; y 

d)    El Libro de Actas de Deliberaciones de las Asambleas y del Directorio.

La ley no establece la obligatoriedad de las rúbricas de los libros de sociedades por acciones, pero en la práctica es exigida por la autoridad de fiscalización de sociedades, a cargo de la Dirección General de Personas y Estructuras Jurídicas y Beneficiarios Finales, del Ministerio de Hacienda.

En el caso particular de las Empresas por Acciones Simplificadas (EAS), la Ley 6.480/20 exige la tenencia de los siguientes registros contables y societarios:  a) Libro de Actas del Órgano de Gobierno; b) Libro de Registro de Acciones; c) Libro de Actas del Órgano de Administración; d) Libro Diario, y; e) Libro de Inventario.

3.     Registros como patronal

En caso de contar con personal dependiente, necesariamente la empresa debe inscribirse como patronal ante el Instituto de Prevención Social (“IPS”) y el Ministerio del Trabajo Empleo y Seguridad Social (“MTESS”), a fin de cumplir con las obligaciones patronales y otorgar a los empleados los beneficios previsionales y jubilatorios que les corresponden por ley. 

4.     Registro de marcas

El registro de las marcas con que la empresa cuente le confiere el derecho de utilizarlas de manera exclusiva y excluyente sobre productos y/o servicios en particular. Adicionalmente, con el registro se protege a la marca frente a la competencia, se impone una diferencia en el mercado y se incrementa su valor como activo intangible, ofreciendo la posibilidad de otorgar licencias de uso (franquicias), que pueden permitirle expandir el alcance comercial de la empresa.

 5.     Obtención de cédula MIPYMES

La Cédula MIPYMES es la documentación que acredita el cumplimiento de los parámetros establecidos en la Ley 4.457/12 para los empresarios de las micro, pequeñas o medianas empresas, y certifica que se encuentran completamente en regla, no sólo en cuestiones de tributación sino también con el IPS y el MTESS, aportando varios beneficios para las empresas, como:

a)    Capacitación gratuita en todo el país en Gestión Empresarial, temas necesarios y de interés; 

b)    Tasas diferenciadas reducidas al 50% y simplificación de trámites en registros ante el Instituto Nacional de Alimentación y Nutrición (INAN), para las empresas del rubro alimentos;

c)     Tasas diferenciadas reducidas al 50% en la Dirección Nacional de Vigilancia Sanitaria (DNVS) para microempresas del sector médico-farmacéutico;

d)    Posibilidad de acceder al Régimen Laboral Simplificado ante el MTESS;

e)    Posibilidad de reducción de tasas y simplificación de trámites en otras instituciones públicas;

f)      Inscripción de la sociedad como Emisora de Capital Abierto en la Comisión Nacional de Valores (CNV) bajo el régimen especial para PYMES con un capital inferior a lo establecido en la norma.

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